BLOG
ZMIANA KSIĘGOWEGO W SPÓŁCE LTD
Nie musisz czekać do końca roku obrotowego. Wyjasniam jak naprawdę wygląda ta procedura naprawdę.
Jak zmienić księgowego dla spółki LTD w UK
Czy zmiana księgowego jest legalna w trakcie roku?
kiedy można to zrobić, jak wygląda przekazanie i czego pilnować
Najczęstsze pytanie, jakie dostaję od właścicieli spółek LTD, brzmi tak: „Chcę zmienić księgowego, ale chyba muszę poczekać do końca roku obrotowego?”
Nie musisz. Możesz to zrobić w dowolnym momencie roku. Poniżej opisuję, jak wygląda ta procedura naprawdę — bez straszenia i bez owijania w bawełnę.
Tak. Nie ma w brytyjskim prawie przepisu, który wiązałby Cię z jednym księgowym na cały rok obrotowy. Umowa z biurem księgowym to zwykła umowa o świadczenie usług — obowiązuje Cię tylko okres wypowiedzenia, jeśli został w niej zapisany.
Sprawdź w swojej umowie (zwykle nazywa się engagement letter) dwie rzeczy:
- ile wynosi okres wypowiedzenia — najczęściej 30 dni,
- czy są jakieś opłaty za wcześniejsze zakończenie współpracy.
To wszystko. Companies House nie trzeba o tym informować. HMRC też nie — o tym niżej
Jak wygląda przekazanie — krok po kroku
Krok 1. Wypowiadasz umowę dotychczasowemu księgowemu.
Na piśmie, mailem. Krótko i uprzejmie — nie musisz się tłumaczyć z powodów. Poproś jednocześnie o wystawienie faktury końcowej.
Krok 2. Nowy księgowy wysyła pismo o zwolnienie zawodowe.
To się nazywa professional clearance. Nowy księgowy pisze do poprzedniego z pytaniem, czy istnieją powody zawodowe lub etyczne, dla których nie powinien przyjąć klienta, i prosi o przekazanie dokumentacji. Ty nie musisz w tym uczestniczyć — takie pismo wysyłam sama.
Krok 3. Poprzedni księgowy przekazuje dokumenty.
Zwykle: ostatnie sprawozdania finansowe, bilans otwarcia, deklaracje CT600, ewidencje płac i PAYE, dane VAT, kopie korespondencji z HMRC.
Warto wiedzieć zawczasu: jeśli masz nieopłacone faktury, poprzedni księgowy może zgodnie z prawem zatrzymać część dokumentów do czasu zapłaty (tzw. lien). Nie dotyczy to jednak Twoich własnych dokumentów źródłowych — faktur, wyciągów bankowych, umów. Te należą do Ciebie i musisz je dostać.
Krok 4. Zmiana pełnomocnictwa w HMRC.
Nowy księgowy występuje o autoryzację jako Twój agent — przez Agent Services Account albo formularzem 64-8. Kiedy nowa autoryzacja wejdzie w życie, poprzednia dla danego podatku wygasa. Nie musisz nic osobno odwoływać.
Krok 5. Sprawdzenie adresu rejestrowego.
O tym najczęściej się zapomina. Jeśli poprzedni księgowy udostępniał Ci swój adres jako registered office spółki, po zakończeniu współpracy ten adres przestaje być Twój. Trzeba zgłosić zmianę do Companies House (formularz AD01). Jeśli tego nie zrobisz, korespondencja z Companies House i HMRC trafi pod adres, do którego nie masz już dostępu — a to prowadzi prosto do kar za przeoczone terminy.
Ile to trwa
Kiedy lepiej wstrzymać się ze zmianą
Będę uczciwa — są momenty, w których zmiana księgowego jest po prostu ryzykowna:
- Na dwa–trzy tygodnie przed terminem złożenia sprawozdania do Companies House albo CT600 do HMRC. Terminy się nie przesuwają z powodu zmiany księgowego.
- W trakcie kontroli HMRC (compliance check). Zmiana w środku postępowania oznacza, że nowa osoba wchodzi w sprawę bez pełnego kontekstu.
Poza tymi dwiema sytuacjami — nie ma powodu, żeby czekać.
Sygnały, że warto rozważyć zmianę
- nie wiesz, ile zapłacisz, dopóki nie przyjdzie faktura,
- nie dostajesz odpowiedzi na maile przez tydzień lub dłużej,
- dowiadujesz się o terminie na trzy dni przed jego upływem,
- dostałaś lub dostałeś karę za przeoczenie terminu, którego pilnowanie było po stronie biura,
- nie rozumiesz, co jest w Twoim sprawozdaniu, a pytania kwitowane są zdaniem „to skomplikowane”.
Ostatni punkt jest ważniejszy, niż się wydaje. To Ty jako dyrektor spółki odpowiadasz przed Companies House i HMRC za to, co zostało złożone — nie księgowy. Masz prawo rozumieć własne rozliczenia.
O czym warto pamiętać w 2026 roku
Od 18 listopada 2025 dyrektorzy i osoby o znaczącej kontroli (PSC) mają obowiązek potwierdzenia tożsamości w Companies House. Jeśli jeszcze tego nie przeszłaś lub nie przeszedłeś, warto to sprawdzić przy okazji zmiany księgowego — to dobry moment, żeby uporządkować takie zaległości od razu.
Co robię, gdy przejmuję spółkę
Zanim cokolwiek złożę w Twoim imieniu, robię przegląd otwarcia: sprawdzam ostatnie złożone sprawozdanie, stan zobowiązań wobec HMRC, terminy w Companies House, status VAT i PAYE. Mówię Ci, co znalazłam — także wtedy, gdy to nie jest miła wiadomość. Dopiero potem ustalamy zakres współpracy i cenę.
Usługi księgowe dla polskich firm w UK — oferta
Zastanawiasz się nad zmianą księgowego i chcesz po prostu zapytać, czy w Twojej sytuacji to ma sens?
Napisz do mnie.
Pierwsza rozmowa jest bezpłatna, trwa 15 minut i do niczego nie zobowiązuje.